Créer une requête à partir d’un fichier Excel

Version : SAP BusinessObjects 4.2

Application : Web Intelligence

Prérequis : Aucun

Dans les interfaces Web Intelligence Rich Client et Web Intelligence, vous pouvez créer une requête en utilisant un fichier Excel comme source de données.

Dans l’interface Web Intelligence Rich Client ou l’interface d’applet Web Intelligence, vous pouvez utiliser des fichiers Excel enregistrés localement et sur le CMS. Depuis la version 4.2 SP3, vous pouvez désormais créer des documents Webi basés sur excel en mode HTML.

Tout d’abord, voici les étapes afin d’ajouter un fichier Excel sur le CMS :

  1. Rendez-vous dans le CMC dans la rubrique « Dossiers »

2. Sélectionnez le dossier où vous souhaitez placer votre fichier Excel, faites un clique droit et choisissez « Ajouter –> Document Local »

3. Choisissez votre fichier

4. Votre fichier Excel est maintenant présent sur le CMS

Il va maintenant falloir construire la requête à partir de ce fichier :

  1. Ouvrez l’interface Web Intelligence (mode Applet versions antérieures à SP3 ou Web Intelligence Rich Client).
  2. Pour créer une requête utilisant un fichier Excel, effectuez l’une des actions suivantes :
  • Cliquez sur Nouveau dans le menu Fichier.
  • Dans la boîte de dialogue Créer un document Web Intelligence, sélectionnez Excel comme source de données.

3. Ouvrez le fichier Excel à utiliser :

  • Dans Web Intelligence Rich Client, parcourez les fichiers Excel locaux.
  • Dans l’interface Web Intelligence Applet, parcourez le CMS à la recherche du fichier Excel à utiliser.

4. Définissez les options pour importer les données du fichier.

5. Cliquez sur Ok

L’Editeur de requête s’ouvre et affiche les données du fichier Excel comme objets du rapport. Dans le volet latéral Propriétés de l’objet, vous pouvez choisir de rendre la requête actualisable et/ou modifiable en fonction de vos besoins d’utilisateur.

6. Cliquez sur Exécuter la requête pour créer un rapport à partir des données du fichier Excel. Lorsque vous avez plusieurs requêtes et souhaitez en exécuter une seule, cliquez sur Exécuter les requêtes et sélectionnez celle à exécuter.

Vous savez désormais comment créer une requête à partir d’un document Excel.

Pour aller plus loin dans votre réflexion et faire les bons choix, téléchargez notre guide de migration qui vous aidera à définir votre trajectoire BI.

A l’issue de votre lecture, vous en saurez plus sur la méthode MOVE pour réussir votre migration :

21 commentaires

  1. sabrina Répondre

    Bonjour,

    J’ai une question à propos l’utilisation du Webi.
    Est ce que je peux la poser si c’est possible s’il vous plais ?

    Bien Cordialement.

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      Bien sûr, nous essayerons d’y répondre du mieux possible.

      Romain CARRETERO

  2. Sebald-Kubler Olivier Répondre

    Bonjour
    Est-ce qu’il est possible dans un même document WEBI d’utiliser 2 fichiers XLS comme source de données ? L’idée serait de pouvoir faire 2 requêtes et une fusion ensuite.
    D’avance merci pours vos idées.
    Cordialement
    Olivier SEBALD-KUBLER

  3. Quentin LE ROMANCER Répondre

    Bonsoir,

    Est-il possible ??? de faire la requête(s) dans un premier temps sur BI4, ensuite de la/les exporter sur Excel pour la/les rendre en version consultable uniquement (pour ceux qui n’ont pas BI4) et de les automatiser en M&J à partir de BI4.

    Des requêtes faites sur BI4, consultable sur Excel et M&J depuis BI4 si vs préférez.

    Cela est-il possible et comment fait -on ?

    Cordialement.

  4. Chahin Mulha Répondre

    Bonjour,
    Une fois mon fichier excel importé, quid si le fichier excel est mis à jour ?
    Est-ce que le lien HTML est suffisant pour que la mise à jour des données soit visible lors du rafraîchissement du document Webi ?

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      Si les données du fichier excel sont mises à jour, il faut faire un clic droit > Remplacer sur le fichier excel importé sur la plateforme pour le mettre à jour.
      Suite à cela, les nouvelles données seront récupérées dans les documents Webi exploitant ces données.

      • Romain

        Existe-t-il une manière « automatique » de réaliser cette action ? Programmer le remplacement du fichier quotidiennement par exemple ?

      • Romain CARRETERO

        Bonjour,

        Il existe peut-être un moyen via les web services. Néanmoins si c’est un besoin récurrent, vous pouvez créer un univers basé sur le fichier excel. En mettant à jour le fichier excel, les données le seront automatiquement dans l’univers et donc dans les documents exploitant celui-ci.

  5. David Répondre

    Bonjour, Est il possible, après avoir importé le fichier excel dans l’éditeur de requête, d’appliquer une invite qui serait la même que celle d’une autre requete de l’éditeur ? Le but, vous l’aurez compris, c’est de mettre dans un rapport la même population de données, que se soit une requete via l’univers que celle venant d’excel. D’avance merci

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,
      Il n’est pas possible de positionner de filtre de requête sur les requêtes basées sur des fichiers Excel. La solution à votre demande consisterait à récupérer la valeur de l’invite grâce à la fonction RéponseUtilisateur() dans une « variable1 », de créer une « variable2 » qui compare la dimension à filtrer au niveau des données Excel avec le résultat renvoyé par la variable1. Il suffira ensuite de créer un filtre de rapport basé sur la variable2 pour masquer les données que vous souhaitez masquer.
      Bonne journée

  6. Pernel Répondre

    Bonjour,
    Peut on créer une nouvelle colonne sur une extraction et dans cette colonne remplir des données différentes dans chaque case de la nouvelle colonne?car quand je rempli sa me rempli la colonne en entier alors que je veux des données différentes dans chaque case.

    Merci beaucoup

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      BO est un outil d’analyse de données qui ne vous permet pas de saisir des données comme vous pourriez le faire dans Excel.

  7. DEWAELE Répondre

    bonjour,
    je reprends l’explication donnée ci-dessous :
    « Il n’est pas possible de positionner de filtre de requête sur les requêtes basées sur des fichiers Excel. La solution à votre demande consisterait à récupérer la valeur de l’invite grâce à la fonction RéponseUtilisateur() dans une « variable1 », de créer une « variable2 » qui compare la dimension à filtrer au niveau des données Excel avec le résultat renvoyé par la variable1. Il suffira ensuite de créer un filtre de rapport basé sur la variable2 pour masquer les données que vous souhaitez masquer »

    comment faites-vous pour appliquer la variable 2 sur le filtre ?
    Merci

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,
      Bonne nouvelle les pratiques ont évolué : il est désormais possible de filtrer une requête basée sur un fichier Excel. Cela est possible à partir de la version 4.3 SP2.
      Pour répondre à votre question voici l’expression de la variable 2 : [Variable2] = [Variable1]=[ObjetExcel]. Ceci vous renverra 1 ou 0. Si vous souhaitez uniquement le résultat correspondant au filtre sélectionné, il faudra filtrer sur [Variable2]=1.

  8. Godo Répondre

    Bonjour,
    J’ai un soucis avec un rapport qui comprend des fusions de dimensions.
    La fusion se fait entre une requête directe BO et un fichier Excel, j’ai fusionné plusieurs dimensions.
    Le hic, certaines données de mon fichier Excel n’apparaissent pas.
    Une idée ?
    Merci d’avance.

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,
      La liste de données affichées va dépendre de l’objet que vous utilisez.
      Exemple :
      J’ai une requête 1 avec une dimension « dim1 » et une requête 2 avec une dimension « dim2 ».
      Je fusionne mes dimensions et j’obtiens une dimension fusionnée « dim3 »

      Si vous utilisez dim1, vous allez travailler sur la liste de valeur renvoyée par la première requête, si vous utilisez « dim2 » vous travaillerez sur la liste de valeur de la 2ème requête et si vous utilisez « dim3 » vous travaillerez sur l’ensemble des valeurs renvoyées par les 2 requêtes (union des valeurs).

  9. Marca Répondre

    Bonjour,
    Y a-t-il une limite en terme de lignes dans le fichier excel ?
    Quel est le risque si le volume est trop important ? Est-ce que cela peut générer une dégradation progressive de la plateforme ?

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      Les limites de lignes sont fixées par Microsoft et par les version d’excel.
      XLS => 65000 lignes
      XLSX => environ 1millions de lignes.

      Il n’y pas de risque de dégradation de la plateforme. Le seul risque est que les manipulations dans Webi soient un peu moins fluides que d’habitude.

      Bonne journée

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *