Publication via une liste dynamique

Dans ce tutoriel, découvrez comment faire la création d’une publication via une liste dynamique.

  • Version : SAP BusinessObjects 4.1 SPxx
  • Application :  CMC

Contexte :  Vous avez un rapport et vous souhaitez le diffuser  via une liste dynamique d’utilisateurs.

Publication via une liste dynamique

  • Dans un premier temps, il faut se positionner sur le dossier des documents à publier ou bien, se positionner sur le document à publier.
  • Ensuite, il faut faire un clic droit sur le dossier ou le document et sélectionner nouvelle publication.

  • Renseigner le titre

  • Sélectionner le ou les documents source. Vous pouvez publier plusieurs documents en même temps. On appellera ça « une liasse » de documents.

  • Sélectionner des destinataires dynamiques ou des destinataires d’entreprise

Les destinataires dynamiques se basent sur un autre source de données qui pourra être un autre document Web Intelligence lui-même connecté à un fichier Excel de destinataires par exemple. Les destinataires d’entreprise correspondent aux utilisateurs enregistrés dans la plateforme.

 

Concernant les destinataires dynamiques, il vous faudra cet autre document pour récupérer automatiquement une liste de destinataires valides comportant au minimum un identifiant unique et un mail valide.

En sélectionnant le fournisseur de destinataire dynamique, vous devrez choisir la requête source puis les éléments qui identifient vos destinataires.

Personnalisation : C’est ce qui vous permet de définir  le paramètre de distribution. Qu’est-ce qui identifie le contenu spécifique à envoyer à un destinataire bien précis par rapport à son identité ?

Profils globaux : ce sont des profils créés depuis la console d’administration avant la création de la publication; Très peu utilisé.

Profils locaux : Lors de la création de la publication, vous définissez vous-même le paramètre qui scinde la distribution des documents. Le plus utilisé.

Depuis la zone des profils locaux, vous devez choisir le champ de rapport à mapper avec un destinataire d’entreprise ou dynamique. Cela dépend de votre choix précédent.

  • L’onglet format vous permet de sélectionner le format de sortie du fichier.

  • L’onglet Destination vous permet comme son nom l’indique de sélectionner la destination du document. Vous retrouvez les mêmes options que pour une planification standard.

Voila maintenant vous savez comment faire une publication via une liste dynamique.

Merci d’avoir suivi ce tutoriel.

19 commentaires

  1. BRUNAUD Répondre

    Bonjour,

    Il est stipulé que l’application nécessaire est CMC. Or les manipulations citées ci-dessus ont été faite dans WEBI.

    Serait il possible d’avoir le tuto pour la planification dans CMC ?

    Je vous remercie par avance,

    Cordialement,

    • Mickael VILLONI Répondre

      Bonjour,

      Après vérification, je vous confirme bien que les manipulations citées et l’ensemble des captures d’écran proviennent de l’application CMC et non Webi.

      Cordialement.

    • William MARCY Répondre

      Bonjour,

      Merci pour votre retour. Nous allons corriger ça rapidement avec de nouvelles captures d’écran ! Restez connecté 😉

  2. Cristian Felipe MARIN LOPEZ Répondre

    Bonjour,
    D’avance merci de ce mode opératoire!

    J’ai un tableau à envoyer avec un découpage intelligent avec de destinataires dynamiques, et tout marche bien sauf que le rapport envoyé a un message #AACTUALISER dans tous les colonnes du tableau.

    Le tableau est simple, sans formules complexes (formule pour afficher les données du moi en cours), ni filtres. La source des données est une query Bex puis il y a des variables exit accessibles aux utilisateurs mais facultatives. Il faut noter que quand je fais une planification (pas de découpage intelligent) je n’ai pas ce problème.

    Savez-vous peut-être la cause de problème?
    Merci d’avance de votre attention

    • William MARCY Répondre

      Bonjour, Quelle est votre version BO ? Certaines SAP Note font référence à votre problème mais cela dépend de la version installée !
      A vous lire.

  3. Alexandre L Répondre

    Bonjour,
    La requête source pour les destinataires dynamiques est-elle mise à jour par BO avant chaque publication ou faut-il « forcer » la mise à jour pour prendre en compte de nouveaux destinataires avant la publication ?
    S’il faut la mettre à jour, peut-on le faire automatiquement ?
    Merci pour votre éclairage sur ce point.
    Cordialement.

  4. William MARCY Répondre

    Il faut prévoir l’actualisation de votre document de destinataires dynamiques, notamment par exemple avec une planification qui s’exécutera avant la publication bien entendu.

    Par exemple vous avez créé un document Webi basé sur votre document Excel de destinataires dynamiques, puis vous utilisez ce document en tant que destinataires dynamiques dans le paramétrage de votre publication. Il faut prévoir une planification de ce document Webi de destinataire avant la planification de la publication pour prendre en compte la modification de votre liste Excel.

  5. Francois Répondre

    Bonjour,

    La planification du Webi de destinataires ne permet pas de mettre à jour le document lui-même mais de générer une instance. Ceci ne met pas à jour la liste des destinataires prise en compte dans la publication. Comment faut-il procéder ?

    cdt

    • Vincent TREVILLY Répondre

      Bonjour François,
      Effectivement, la planification de la liste des destinataires génère une instance qui du coup n’est pas utilisée par la publication.
      J’ai donc tenté de modifier les paramètres du doc contenant la liste des destinataires pour activer l’option « rafraichir à l’ouverture » et là ! bingo ! Ca fonctionne !

  6. Francois Répondre

    Bonjour,

    La planification du Webi de destinataires ne permet pas de mettre à jour le document lui-même mais de générer une instance. Ceci ne met pas à jour la liste des destinataires prise en compte dans la publication. Comment faut-il procéder ?

    cdt

    • William MARCY Répondre

      Bonjour,

      J’en ai parlé dans le commentaire précédent car effectivement il faut actualiser le document de destinataires dynamiques avant l’exécution de votre publication. Vous pouvez planifier le document de destinataires pour qu’il s’actualise juste avant la publication elle-même. Si vous rencontrez un problème précis, veuillez m’indiquer exactement quel est le workflow que vous suivez pour que je puisse être plus précis 🙂

  7. Serge Répondre

    Comment éviter l’envoi de la publication vers un destinataire dynamique, lorsque les données le concernant sont vides ?

    • François STOLTZ Répondre

      Oui cela est possible, dans les options supplémentaires de la publication, onglet « règles de livraison », cochez « livrer les documents individuels si la condition est remplie » et choisissez « Si le contenu planifié contient des données ».

  8. Thierry F Répondre

    Bonjour,
    lorsque je fais ma publicain, j’aimerai envoyer les mails de façon distincte à chaque propriétaire mais la liste de destinataires en copie doit aussi être filtrée.
    Exemple : je veux envoyer un mail à chaque mais seul le chargé de client de ce client doit être en copie du mail. Comment faire ?
    Dans l’attente de votre retour.

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      Cette possibilité n’est actuellement pas disponibles dans Web Intelligence. En effet, il n’y a pas de moyen de personnaliser de manière automatisée le champs Cc dans le paramétrage des publications.
      La seule possibilité que vous avez est d’intégrer les chargés de clients dans la liste de vos destinataires, ou de créer une deuxième publication réservée à ces chargés de client (de sorte qu’ils aient au moins l’information et les données).

      Romain CARRETERO

  9. saida Répondre

    Bonjour,
    J’aimerais savoir svp si c’est possible sur SAP BO 4.2 de découper un rapport, c’est à dire, indiquer pour chaque utilisateur les colonnes qu’il doit recevoir sur son rapport via une publication? est ce que c’est cela que vous appelez un « découpage intelligent » ?
    Je vous remercie de votre retour.

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      L’onglet personnalisation des publications vous permet de filtrer les données qui sont envoyés à chaque destinataire. Ce filtre s’appliquera ainsi sur les données affichées dans le document mais vous ne pourrez pas définir les dimensions à afficher ou non pour chaque destinataires.

      Romain CARRETERO

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