Planifier un document

Dans ce tutoriel, découvrez comment planifier vos documents à partir du BI Launchpad, sur votre Plateforme SAP BusinessObjects BI 4.1.

  • Version : SAP BusinessObjects 4.1 SP3
  • Application : Web Intelligence
  • Pré-requis : Aucun

Contexte : Vous avez un rapport et souhaitez l’exécuter automatiquement.

Voici la solution :

Dans le BI Launchpad, naviguez jusqu’au document que vous souhaitez planifier. Faites un clic droit sur le document, puis cliquez sur « Planifier » :

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 1

Donnez ensuite un nom à l’instance.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 2

Réglez ensuite la périodicité de votre planification.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 3

 

Vous avez pour cela plusieurs périodicités disponibles.
Maintenant : Comme son nom l’indique, le rapport sera exécuté une seul fois, dès que vous aurez terminé de paramétrer la planification

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 4

Une fois : Le rapport sera exécuté une fois à la date et l’heure indiquée.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 5

Toutes les heures : Le rapport sera exécuté toutes les périodes de temps paramétrées durant un intervalle de temps.
Par exemple : Du 5(Début) au 7(Fin) juin, je veux exécuter mon rapport toutes les 1(N) heures et 15(X) minutes.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 6

 

Tous les jours : Le rapport sera exécuté tous les N Jours durant un intervalle de temps.
Par exemple : Du 5 Juin (début) au 14 Juin (fin), je veux que mon rapport soit exécuté tous les 2 jours.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 7

Toutes les semaines : Le rapport sera exécuté toutes les semaines aux jours voulus.
Par exemple : Du 5 Juin (Début) au 26 Juin (Fin), je veux exécuter mon rapport à chaque semaine, tous les Mardi, Mercredi et Jeudi

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 8

 

Tous les mois : Le rapport sera exécuté tous les N mois.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 9

Tous les Niéme jour du mois : Le rapport est exécuté tous les jours N du mois.
Par exemple : Je veux exécuter mon rapport tous les premiers du mois

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 10

Le premier Lundis de chaque mois :

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 11

Le dernier jour de chaque mois :

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 12

Le Jour X de la Nième semaine du mois :
Par exemple : Je veux exécuter mon rapport tous les mercredi de la deuxième semaine du mois.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 13

Si votre rapport possède des invites, vous pouvez les régler à l’avance grâce au paramétrage des invites.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 14

Vous pouvez ensuite choisir sous quel format votre rapport sortira.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 15

Vous pouvez définir des événements qui déclencheront la planification de votre rapport.
Enfin, réglez les destinations où seront envoyés les documents.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 16

Boite de réception BI : Pour utiliser le système de gestion de documents de SAP BusinessObjects

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 17

Vous pouvez aussi choisir d’envoyer une copie ou simplement un raccourcit vers le rapport exécuté.
Le nom du fichier généré peut être personnalisé et des variables prédéfinis peuvent être ajouté

Serveur FTP : Si vous utilisez un serveur FTP pour récupérer vos documents.

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 18

Envoi par E-mail : Si vous voulez utiliser des adresses de messagerie

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 19

Utilisation du système de fichier :

SAP BusinessObjects Webi - Planifier un document 20

Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton planifier.
Vous êtes automatiquement redirigé vers l’historique des planifications du document.

37 commentaires

  1. FlofloDeFrance Répondre

    Bonjour,
    Merci pour les réponses précédentes.
    Je cherche à planifier des rapports Webi via le BI Launch Pad. Ces rapports Webi ont comme source de données des requêtes BEx. Dont une des requêtes a un prompt pour un intervalle de dates. Cette requête fonctionne très bien sous Analyzer. De plus les valeurs des variables sont bien mises à jour automatiquement. Mais sous Webi, lors de la planification, le document Webi conserve les valeurs sans jamais les changer. Or dans « Définir des variables  » j’ai bien coché la case « Utilisez les valeurs par défaut définies dans la requête BEx lors de l’exécution ». Auriez-vous une idée? Merci.

  2. William MARCY Auteur de l’articleRépondre

    Quelle est la version de votre serveur BI4 ? De même pour BW, quelle est la version utilisée ?

  3. FlofloDeFrance Répondre

    Bonjour,
    J’ai trouvé : (du moins cela a marché de cette façon)
    En mode modification de la requête, il faut réinitialiser toutes les requêtes….avec le bouton « définition des variables » puis le bouton réinitialiser. Puis tout actualiser, et pas seulement la requête avec les bornes de dates.
    Version : BW 7.4. et Version de BO 4.1 SP5
    Merci!!

    • Thibault CESARI Répondre

      Bonjour FlofloDeFrance,

      Heureux de voir que vous avez trouver votre bonheur ! N’hésitez pas à nous proposer d’autres idées de tutoriels si jamais vous en rencontrez le besoin 🙂

      Pour information la version 4.2 SP4 est sortie ce mois-ci et bon nombre d’améliorations attendues dans les versions 4.1 sont maintenant disponibles, avec en première ligne la corbeille utilisateur !

      Plus d’informations sur notre site : http://www.cosmos-consulting.fr/tribune/

      Au plaisir de vous lire à nouveau 🙂

  4. Nathalie Audurier Répondre

    Bonjour,
    J’ai un problème sur certaines de mes invites : elles fonctionnent très bien en refresh manuel dans les rapports (dont la source est un univers), mais pas dans les planifications.
    Il s’agit de filtres d’entreprises de type ‘dans liste’ basés sur un paramètre, lui même créé à partir d’une liste de valeurs basée sur une hiérarchie personnalisée. J’ai décoché ‘Conserver les dernières valeurs’, et republié mon univers, j’ai également purgé les requêtes (+ les invites) dans les rapports concernés mais rien n’y fait : le rapport issu de la planification est vide, alors qu’avec des réponses aux invites exactement identiques, le rapport rafraichi manuellement ne l’est pas.
    Quelqu’un aurait-il une idée ?
    Merci d’avance
    (version 4.1.SP7)

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Merci pour votre retour.
      Et bien nous allons regarder rapidement ! On revient vers vous dès qu’on pense avoir trouvé une réponse à ce problème.

    • Thibault CESARI Répondre

      Bonjour Mme AUDURIER,
      Dans un premier temps veuillez vous assurer d’utiliser un compte ayant les droits d’accès à la connexion et à l’univers en question, au moment où vous créez la planification. Ensuite, assurez-vous que les valeurs sélectionnées dans les invites soient strictement identiques à celles sélectionnées manuellement (par exemple il ne faut pas qu’il y ait d’espace à la fin de la saisie), et que chaque invite soient renseignées.
      Si malgré tout vous n’arrivez pas à résoudre ce problème, je vous propose de suivre les étapes détaillées via le lien ci-après :
      Planifications vides
      En espérant avoir répondu à vos besoins je vous souhaite une bonne journée,
      Cordialement,
      Thibault CESARI

  5. Nathalie Audurier Répondre

    Re-bonjour,
    Peut-être me suis-je mal exprimée : ce sont uniquement les filtres définis sur une hiérarchie qui posent problème en planification.
    En vérifant les scripts générés, je m’aperçois que si en lancement manuel, le niveau de hiérarchie filtré s’adapte en fonction du niveau des éléments sélectionnés dans la liste hiérarchique, en planif, c’est toujours le premier niveau qui sert à filtrer, d’où les rapports vides.
    Exemple :
    filtre généré par lancement manuel :
    BIRCA_A.CRCA02 IN ( ‘SG00000SG01731′,’SG00000SG05562’ ) : correct car les 2 éléments sélectionnée appartiennent au niveau 2 de la hiérarchie (CRCA02), la requête retourne le résultat attendu.
    filtre généré par la planification :
    BIRCA_A.CRCA01 IN ( ‘SG00000SG01731′,’SG00000SG05562’ ) : le niveau dans lequel s’éffectue la comparaison n’est pas le bon, la requête ne retourne pas de lignes…
    Ce problème est-il connu, ou bien est-ce la façon dont j’ai géré le filtre (hiérarchie, paramètre …) qui est en cause ?
    Merci de votre retour.

    • Thibault CESARI Répondre

      Mme AUDURIER,
      Il n’est pas possible de répondre à votre question sans une analyse plus approfondie, je vous ai communiqué mes coordonnées afin que nous puissions échanger plus efficacement sur votre problématique.
      Je vous souhaite une bonne journée,
      Cordialement,
      Thibault CESARI

    • Tchouan Patrice Répondre

      Bonjour,
      Vérifiez que vous renseignez vos prompts lors du Schedule .
      j’ai rencontré le même problème sur notre BW 7.4

  6. Raffaitin Répondre

    Bonjour, quand je suis dans ‘planifier’ je n’ai pas accès à l’onglet ‘destination’, que faire ?

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Il faudrait vous rapprocher de votre administrateur BO qui gère les droits et les niveaux d’accès depuis la console d’administration CMC. Il doit s’agir d’un droit qui n’est pas autorisé pour le groupe d’utilisateurs auquel vous appartenez.

  7. papoucha Répondre

    Bonjour,

    Pouvez-vous m’indiquer comment modifier une planification SVP ?

    Quand je vais sur le document > planifier > c’est pour créer une nouvelle planification
    et quand je vais sur l’historique > instance> replanifier> les nouveaux paramètres s’appliquent une fois et l’execution suivante prends les valeurs initiales

    Merci

  8. CESARI Répondre

    Bonjour,

    Replanifier une instance réussie ou en échec ne remplace pas la planification périodique, c’est celle-ci qu’il est nécessaire de modifier afin d’avoir le menu « Remplacer » de disponible dans le paramétrage de la planification.
    Si vous modifiez la planification périodique alors vous verrez apparaître cette option Remplacer la planification existante » pour que les modifications soient prises en compte à chaque exécution.

    Bonne journée

  9. Philippe Répondre

    Bonjour,
    Je souhaite supprimer une planification,
    Pouvez me dire la démarche à effectuer?
    merci d’avance
    cordialement

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Bonjour,
      Vous pouvez par exemple vous positionnez sur le document Webi en question. Clic droit puis « historique ». C’est ici que vous voyez toutes les instances liées aux documents (une instance étant le résultat d’une planification). Là, vous devriez avoir une liste d’instances réussies ou en échec peu importe mais surtout une instance « périodique ». C’est celle-ci qu’il faut supprimer pour arrêter la planification automatique. Sinon, votre administrateur BO est en capacité de gérer les instances depuis la console d’administration Web (CMC).

  10. CLEMENT Aurélien Répondre

    Bonjour,

    J’ai créé une planification qui fonctionne et m’envoie le rapport en Excel.
    Par contre, lorsque je choisis le format csv, l’ensemble des données du rapport est contenue dans le fichier en PJ. Alors qu’en Excel, il tient bien compte du filtre appliqué dans le document BO.

    Il semble que le format CSV récupère l’ensemble des données rafraichies ce qui n’est pas mon besoin. Cela est-il normal?

    Merci,

  11. Julien DRISS Répondre

    Bonjour, dans le menu « destinations », lorsque je souhaite envoyer le rapport en utilisant « courrier électronique », je dois rentrer des adresses mails de destination.

    Mais pour l’envoyer, le champ « DE » : je suis obligé de mettre mon adresse mail « albert.dupont@XXX.com ». N’y-a-t-il pas possiblité de faire apparaître juste mon nom complet « Albert DUPONT » comme n’importe quel mail envoyé de ma part ?

    Il y a un champ « ajouter un espace réservé » avec « nom complet de l’utilisateur » mais je n’arrive pas à m’en servir

    Merci !

    • François STOLTZ Répondre

      Bonjour Monsieur,

      Les champs que vous paramétrez correspondent à la trame SMTP classique utilisée pour l’envoi de mail. Il n’y a pas de carnet d’adresse paramétrable dans BO (comme dans les clients de messagerie); de ce fait il faut renseigner les adresses complètes dans les champs « De » et « A ».
      Vous apparaîtrez en tant que « Albert Dupont » si vous êtes renseigné ainsi dans le carnet d’adresse de votre destinataire.

      Cordialement,

      François STOLTZ.

  12. Mariia Répondre

    Bonjour,

    Comment annuler l’envoi automatique? (planifié comme décrit pour toutes les heures par courrier)

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Bonjour,

      Sélectionnez le document et clic droit > Historique. Une fenêtre apparaît, elle permet de suivre l’historique des instances de vos envois. Vous devez pourvoir trouver dans cette liste une instance « périodique ». C’est celle-ci qu’il faut suspendre ou supprimer pour arrêter l’envoi automatique. L’administrateur BO peut aussi le faire depuis la console d’administrateur.

  13. Nahid Répondre

    Bonjour,
    j ai planifié une rapport BO tous les 3 mois, mais je m’aperçois que les données ne sont pas actualisé lors de la réception dans la boite de messagerie.
    pouvez-vous m aider svp?
    bien cordialement

  14. BIMAN Répondre

    Bonjour Mr William MARCY
    Est ce possible de planifier un rapport qui en sortie se fera sur Excel mais que ce fichier Excel apparaît sur un répertoire réseau.
    ainsi chaque fois qu’un utilisateur planifie un rapport webi dont il veut avoir le résultat sur un dossier se trouvant sur le réseau, il pourrait le faire.
    Est ce possible et quels sont les actions à faire pour que l’on puisse si possible le mettre en place.
    en attendant votre réponse je vous dis merci.

    • Samuel Répondre

      Bonjour BIMAN,

      Pour ce faire : Assurez-vous que le serveur BusinessObjects a bien accès à l’emplacement réseau souhaité (prérequis réseau). Ensuite, côté CMC (backend d’administration de la plateforme BO), vous devez ajouter l’emplacement réseau parmi les Destinations de votre AdaptiveJobServer (server). Il s’agit de la Destination « Système de fichiers » > Saisissez de préférence un chemin UNC.
      Enregistrez les modifications.

      Vous pouvez désormais créer votre planification exportant un format Excel à la périodicité souhaitée.

      Cordialement;

      Samuel ARANDA

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Bonjour,

      La planification (ou « exécution » d’un document) actualise forcément les requêtes et donc les données. Essayez déjà dans un premier temps d’actualiser manuellement chacune des requêtes mais si la planification est réussite et bien envoyée c’est bien que les requêtes ont été rafraîchies !

  15. Viet Répondre

    Bonjour,

    Pour une planification qui dépose un fichier dans un répertoire. Peut-on déposer un fichier dans un dossier comportant des espaces dans son nom ? (Ex: Marketing Communication) Insérer des backslash par exemple.

    Je vous remercie d’avance pour votre réponse.

    • Romain CARRETERO Répondre

      Bonjour,

      Les planifications dans Web Intelligence gèrent les espaces dans les chemins de dossiers.
      De ce fait vous pouvez indiquer votre chemin de répertoire avec les espaces comme suit : « D:\Test cosmos ».

      En espérant avoir répondu à votre demande.

      Bonne journée,

      Cordialement.

      Romain CARRETERO

  16. BIMAN Répondre

    Bonjour Samuel

    Merci pour votre retour Samuel.
    « Pour ce faire : Assurez-vous que le serveur BusinessObjects a bien accès à l’emplacement réseau souhaité (prérequis réseau). »
    est ce que l’on fait cela côté CMC?
    est ce qu’une fois que l’on fait ce que vous avez écrit. est ce que dans la planification du fichier Excel on doit aussi ajouter ce fameux chemin dans la planification également?

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      La réponse s’articule en 2 points :
      1 – Oui, la configuration de la destination Système de fichiers doit se configuration dans la CMC au niveau des serveurs sur le serveur AJS (Adaptive Job Server) en configuration la destination « Système de fichiers ».
      2 – Doit-on renseigner à chaque fois la destination de l’emplacement réseau ? Non. Vous avez une case à cocher lors de la planification dans « Destination » qui vous permet d’utiliser les paramètres par défaut que vous aurez préalablement renseigné (Chemin UNC/Utilisateur/Mot de passe).
      Veuillez vous reporter au guide SAP : Business Intelligence Launch Pad User Guide qui recense tout le détail sur cette configuration !

  17. BIMAN Répondre

    En attendant d’avoir la réponse à mes précisions sur ma précédente question.

    Comment planifier un document de façon qu’en sortie il ne vous envoie pas tous les onglets mais un onglet souhaité?

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Attention car une planification intelligente est une publication ! La publication permet de planifier l’envoi d’un document avec un profil de personnalisation qui enverra les bonnes informations au bon destinataire 🙂
      Néanmoins cette sélection pour l’envoi ne s’effectue que pour la mise en forme du rapport notamment sur une section. La planification ou la publication ne permet pas de gérer la visibilité d’un rapport (onglet).

  18. BIMAN Répondre

    Bonjour messieurs
    Merci pour votre retour. J’ai réussi toutefois grâce à la publication à avoir un fichier Excel ayant un onglet après avoir planifier un rapport webi ayant plusieurs onglets.

  19. BIMAN Répondre

    Par contre je n’arrive toujours pas à planifier le rapport de façon à ce que le résultat de l’export soit sur un répertoire réseau.
    Si quelqu’un l’a réussi je suis preneur.

  20. Schlauhée Répondre

    Bonjour
    Peut-on planifier un document afin de l’envoyer à plusieurs destinataires (en effectuant une seule planification) ? Si oui comment faire (séparer les adresses par une virgule,…?) ?

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Oui bien entendu.
      S’il s’agit d’une simple planification, vous pouvez ajouter plusieurs destinataires dans le champs « à » de destination séparé par un « ; »
      Sinon, si vous souhaitez une planification vers plusieurs destinataires avec des données spécifiques pour chaque utilisateur il faudra créer une publication.

  21. Sylvie_L Répondre

    Bonjour,
    Dans une planification mensuelle , au format excel, sur un serveur FTP,
    comment intégrer la date de lancement dans le nom du document planifié ?
    J’avais mis : nom_%date mais cela ne fonctionne pas.
    Je vous remercie pour votre aide

    • William MARCY Auteur de l’articleRépondre

      Bonjour,
      Effectivement il faut utiliser un espace réservé dans le nom de l’instance générée comme par exemple %SI_STARTTIME% ou %SI_DATE%.
      Utilisez la zone de liste à coté du nom pour ne pas vous tromper. Il faut bien les « % » avant et après l’espace réservé.

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